CH Outsourcing_Lohnbuchhaltung auslagern

Zu unseren Kunden zählen

Onboarding Lohnbuchhaltung / Ersteinrichtung Mandant

Bei der Ersteinrichtung werden die individuellen Kundenbedürfnisse und Wünsche aufgenommen und in spezifische Prozesse umgewandelt, so dass von Anfang an eine Identifikation entsteht und Fortschritte erkennbar sind. Die Aufwände des Onboarding-Prozesses sehen wir als Investition in den Kunden und die Kosten werden daher bewusst tief gehalten.

Das Onboarding der Lohnbuchhaltung und somit die digitale Rationalisierung ist in vier Phasen unterteilt.

1. Bestandesaufnahme

An einem Kick-Off-Meeting werden alle relevanten Daten (Unternehmens- und Mitarbeiterdaten inklusive individuelle Abrechnungsbestandteile), Prozesse und Verbesserungswünsche kundenseits aufgenommen. Der einmalige Zeitaufwand für den Kunden beträgt rund zwei Stunden. Das Onboarding wird vollumfänglich von CH Outsourcing übernommen. Der Kunde stellt lediglich die relevanten Unterlagen gemäss einer ausgeklügelten Checkliste bereit.

Wir sind spezialisiert, Lohnübernahmen strukturiert – auch unterjährig - inklusive Integration der aufgelaufenen Lohnläufe und ohne mehrmonatige Planung durchzuführen. Der Kunde erhält seine lückenlose Lösung bereits innerhalb eines Monats bzw. zwischen zwei Lohnläufen. Der Beginn des nächsten Kalenderjahres muss somit nicht abgewartet werden.

2. Aufsetzen der Lohnbuchhaltung und Einrichten der Payroll Plattform

Die Datenmigration (aus SAP, Sage, Navision, Oracle etc.) erfolgt mit einer standardisierten Plausibilitätskontrolle/Validierung in die Lohnbuchhaltungssoftware Abacus. Die kundenspezifischen Anbindungen von/zu allfälligen Umsystemen (Schnittstellen für HR-System, Finanzbuchhaltung, Pensionskasse, SUVA, Zeiterfassung etc.) werden definiert und gemäss Vorgaben erstellt. Für den späteren regelmässigen und wechselseitigen Datenaustausch wird das kundenbasierte Onlineportal "Payroll Plattform" (MS SharePoint) aufgesetzt. Auf den Kunden zugeschnittene Tools erlauben eine einfache Handhabung, einen transparenten Zugriff auf Meldungen, Mutationen, Statusmeldungen, Dossier und die abgestimmte Qualitätssicherung.

Sämtliche Inhalte, Konfigurationen und Tools (aus Abacus sowie aus der Payroll Plattform) gehören dem Kunden und eine Sicherung kann jederzeit überlassen werden.

3. Schulung/vorgängiger Test-Lohnlauf

Das Ziel ist das nahtlose Einfügen ins Tagesgeschäft. In gegenseitiger Absprache helfen wir mit persönlichen Schulungen vor Ort, einer ständigen Betreuung und binden die Ansprechpersonen/Verantwortlichen von Kundenseite in die Abläufe der Lohnverarbeitung mit ein.

Ein vorgängiger kostenloser Testlauf parallel zur bestehenden Verarbeitungslösung dient für die gegenseitige Abstimmung sowie allfällige Massnahmen vor dem «Go-Live» vorzunehmen. Somit wird den verschiedenen Ansprüchen innerhalb der Unternehmung konsequent Rechnung getragen.

4. Lohnsystem/Anpassungen infolge regulatorischer Einflüsse

Systemüberwachung, Systemunterhalt und Anpassungen infolge regulatorischer Einflüsse werden gesamtheitlich von CH Outsourcing gewährleistet. Mit proaktiven Vorschlägen sollen einfach und schnell Prozess-Optimierungen realisiert werden. Inputs und Aspekte seitens des Kunden werden überprüft und lösungsorientiert umgesetzt. Periodische Treffen mit den Verantwortlichen unterstützen den allgemeinen Informationsfluss sowie den Austausch von Dokumentationen. Insbesondere gesetzliche Anpassungen werden situationsgerecht eingebracht.